さて前回、受付責任者が重要な役割だということを書きました。
今回は、受付責任者が事前に把握しておきたいことを確認しましょう。
演奏会の進行
① 開場時間
② 開演時間
③ 休憩に入る時間・休憩時間
④ 終演予定時間
会場のこと
① 座席の配置・扉の場所や数
② トイレの場所
③ 喫煙所の場所
④ 自動販売機の有無と場所
チケットのこと
① 当日券の有無と枚数・販売開始時間
② 当日の入場予定者数（売れているチケットの数）
③ 預かりチケット・取り置きチケットの有無・清算の有無
④ （指定席の場合）席移動の希望があった際の対応
⑤ チケットを忘れたお客様の対応
その他
① 開演してから来場されたお客様が場内に入れるタイミング
② 開演間際に来場されたお客様が会場内に入るのを、どのタイミングで止めるか
（客電が落たら、出演者が登場したら、チューニングが始まったら、指揮者が登場したら etc.)
③ 車椅子をご利用のお客様のご来場の有無、来場された際のお席・ご案内方法
④ 花束・プレゼンの預かりについて（どのように預かるか・預かった後どうするか）
⑤ お客様の写真撮影についてのルール（開場中やカーテンコールの撮影の可否について）
⑥ 終演後の出演者との面会について
（出演者はお見送りに出てくるか、お客様は楽屋に入れるのか etc.）
最低限、これらのことは把握しておきたいですね。
その他の①と②についてはとても細かいことように思うでしょう。
ただ、少し規模が大きく、会場付きのレセプショニストがいる場合には、遅れていらしたお客様の案内はレセプショニストがしてくれるでしょう。
その際にはこの２項目についてしっかりと決めておく必要があります。
それ以外についても、事前にもしくは当日の打ち合わせで共有します。
来場されるお客様は、会場のお客様である以前に 主催のお客様 です。
何かトラブルがあれば、対応するのは主催の代表である受付責任者です。
とんでもなく怖いお役のように聞こえますよね。
でもこれらの情報をしっかり把握して、充分に準備をし、
予測できるトラブルに備えてお客様を迎えれば、
笑顔でお帰りになるお客様を見送ることができる、とてもやりがいがあり嬉しいお仕事です✨
ではどんなトラブルが予想されるかについてもお伝えしましょうね。